Cách bạn đo lường năng suất và cách bạn có thể cải thiện năng suất của nhân viên lên tới 70%
Điều quan trọng là đo lường năng suất của nhân viên để mang lại những thay đổi quan trọng cho công ty của bạn. Đo lường năng suất và cải thiện nó có thể ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành công việc vi mô (công nhân) và vĩ mô (công ty).
Năng suất là gì?
Năng suất có thể bị hiểu lầm trong kinh doanh. Mọi người thường nhầm lẫn năng suất với hiệu quả sản xuất.
Sản xuất là số lượng đầu ra dựa trên đầu vào. Do đó, nếu bạn bắt đầu tính toán sản lượng bạn nhận được dựa trên nguồn lực, tiền bạc và thời gian đầu tư thì bạn sẽ không có được bức tranh chính xác về năng suất.
Thay vào đó, năng suất là vấn đề thời gian, tiền bạc và nguồn lực bạn bỏ vào được sử dụng hiệu quả như thế nào. Thật không may, việc đo lường năng suất phức tạp hơn bạn nghĩ một chút.
Vào thế kỷ 19, một kỹ sư cơ khí tên là Frederick Winslow Taylor đã bắt đầu phân tích năng suất trong thời gian làm công nhân chân tay của mình. Anh ấy coi năng suất là sự tiến bộ trong kỹ năng mà một người có được đối với nghề của họ.
Đối tượng ông phân tích là một ngư dân. Người đánh cá làm việc trên thuyền và dùng lưới để đánh bắt cá. Taylor lưu ý rằng có những phần trong quá trình đánh bắt cá được coi là không cần thiết và có thể loại bỏ.
Bằng cách loại bỏ những phần không giúp ích gì cho người đánh cá trong quy trình, anh ta sẽ làm việc hiệu quả hơn. Một lập luận quan trọng khác được Taylor đưa ra là có thể thiết kế lại các công cụ mà ngư dân sử dụng để tăng năng suất. Vì vậy, ví dụ, có thể sửa thuyền, nâng cấp toàn bộ con tàu, thay lưới bằng một cái chắc chắn hơn, v.v.
Là một phương pháp, điều này đã tồn tại qua nhiều thế hệ. Nếu chúng ta loại bỏ các bước không cần thiết khỏi nhiệm vụ hiện tại và cải tiến các công cụ mà công nhân có, năng suất sẽ tăng lên. Bạn có thể cải thiện năng suất chỉ bằng cách nâng cấp máy tính văn phòng.
Tuy nhiên, nếu muốn đo lường và cải thiện năng suất một cách hợp lý, chúng ta phải tìm hiểu xem công ty thực hiện công việc thủ công hay tri thức.
Công việc kiến thức VS thủ công
Có hai loại công việc mà một công ty có thể làm.
Loại công việc đầu tiên được gọi là công việc thủ công. Điều này tập trung chủ yếu vào số lượng sản phẩm được sản xuất với yêu cầu chất lượng tối thiểu. Bạn sẽ thấy công việc này trong dây chuyền lắp ráp, nhà máy và tất cả các công việc sản xuất hàng loạt. Nhân viên của bạn được cung cấp các công cụ và kiến thức để thực hiện công việc, sử dụng cùng một bộ kỹ năng để thực hiện công việc hàng ngày.
Tuy nhiên, công việc tri thức lại khác. Công việc tri thức đặt trọng tâm như nhau vào cả số lượng và chất lượng. Những ví dụ điển hình về công việc tri thức bao gồm lĩnh vực giáo dục, nơi số lượng sinh viên không liên quan đến kiến thức họ truyền đạt và lĩnh vực y tế. Mặc dù những “công nhân” này được cung cấp công cụ nhưng họ vẫn chịu trách nhiệm học tập, chia sẻ kỹ năng và đổi mới. Họ có nhiều quyền tự chủ hơn.
Mỗi loại công việc cần một loại công thức khác nhau để đo lường năng suất. Hãy sử dụng công việc tri thức làm cơ sở để đo lường năng suất vì nó phức tạp hơn trong hai công việc – công việc thủ công được tính toán bằng công thức đầu vào/đầu ra cơ bản.
Chúng tôi đo lường năng suất bằng cách nào?
Khi cố gắng đo lường công việc tri thức để thiết lập năng suất, chúng ta phải xem xét một câu hỏi cơ bản:
“Nhiệm vụ bạn cần làm là gì?”
Mỗi công nhân có một nhiệm vụ khác nhau. Người quản lý dự án có thể thấy rằng họ có những công việc khác phải làm hàng ngày – trả lời email, liên hệ với khách hàng hoặc tham dự các cuộc họp. Ngược lại, nhân viên cửa hàng có thể có ít nhiệm vụ hơn để làm – bán sản phẩm. Tuy nhiên, cũng có những công việc khác phải làm như xếp hàng lên kệ, làm thủ tục giấy tờ để bổ sung hàng, dọn dẹp vào cuối ngày, v.v.
Vì vậy, người ta chấp nhận rằng để đo lường năng suất một cách hiệu quả, cần phải đặt ra những câu hỏi sau:
- Nhiệm vụ là gì?
- Nhiệm vụ của bạn nên là gì?
- Bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức nào?
- Các bước trong quy trình có thể được loại bỏ?
Chỉ khi bắt đầu suy nghĩ về những câu hỏi này, chúng ta mới có thể đo lường năng suất một cách chính xác.
Chỉ khi nhân viên suy ngẫm về những câu hỏi này, họ mới có thể bắt đầu loại bỏ những bước không cần thiết cản trở năng suất. Những câu trả lời này sẽ giúp họ tìm ra cách giải quyết các vấn đề cụ thể, giúp tăng năng suất.
Sử dụng phương pháp năng suất lao động
Năng suất lao động một phần
Phương pháp cụ thể này sử dụng tỷ lệ đầu vào và đầu ra. Kết quả chung nhất cho hầu hết các nhiệm vụ là số giờ làm việc. Đây là một thước đo quan trọng cho năng suất. Các đầu vào khác có thể bao gồm chi phí năng lượng, vật liệu và chi phí tài chính.
Các doanh nghiệp thích phương pháp năng suất lao động một phần vì nó cung cấp một đầu vào độc lập với mọi đầu vào khác, giúp dữ liệu dễ hiểu và dễ so sánh với các ngành hoặc người lao động khác.
Năng suất lao động đa yếu tố
Thay vào đó, một số công ty sẽ sử dụng phương pháp năng suất lao động đa yếu tố vì một đầu vào duy nhất thường gây hiểu nhầm và không thể hiện được bức tranh toàn cảnh. Phương pháp này tính toán đầu ra bằng cách sử dụng chi phí vốn và lao động. Công thức trông hơi giống thế này:
Năng suất đa yếu tố = Đầu ra/(Đầu vào lao động (số giờ làm việc) + Đầu vào vốn (đầu tư))
Điểm hay của năng suất đa yếu tố là nó giúp bạn xác định đầu ra của mình trong khi xem xét các đầu vào thiết yếu. Đó cũng là cách người ta tính toán năng suất ở cấp quốc gia.
Sử dụng Phương pháp Số giờ đã Làm việc
Khi tính năng suất lao động của nhân viên, giờ lao động thường được sử dụng làm đầu vào tiêu chuẩn. Lý do này là do nơi làm việc hiện đại thường yêu cầu nhân viên đảm nhận những trách nhiệm không phải là trọng tâm vai trò của họ.
Ví dụ: một nhà thiết kế đồ họa sẽ phải dùng trí não rất nhiều, trả lời email, đi họp, theo dõi tiến độ của nhóm và thực hiện các nhiệm vụ khác. Họ không chỉ nghiên cứu rồi thiết kế trang web và hình ảnh minh họa của công ty. Hơn nữa, chúng ta càng thăng tiến cao trong công ty thì người lao động càng có nhiều trách nhiệm hơn.
Do đó, tính giờ được coi là một phương pháp đáng tin cậy để thực hiện công việc vì nhiều nhân viên được trả lương theo giờ.
Làm thế nào để cải thiện năng suất của nhân viên
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét cách chúng tôi đo lường năng suất. Tuy nhiên, làm thế nào để tăng năng suất của nhân viên? Sau cùng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đã dành thời gian và công sức để làm đúng. Dưới đây là một số chiến lược để sử dụng.
1. Cải thiện chất lượng không khí
Không khí trong lành đã được chứng minh là có tác dụng cải thiện nhận thức, khả năng sáng tạo và tinh thần đồng đội. Bằng cách tập trung vào việc cải thiện chất lượng không khí, bạn có thể đảm bảo rằng năng suất ở nơi làm việc, của từng cá nhân và giữa các nhân viên được tăng lên đáng kể.
“Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng môi trường làm việc lành mạnh có thể giảm hơn 70% tình trạng bệnh tật của nhân viên. “
Chăm sóc sức khỏe trong nhà mang lại cảm giác hạnh phúc toàn diện và chung, điều này không chỉ khiến không gian của bạn trở thành một nơi hấp dẫn mà còn dẫn đến hiệu suất tổ chức mạnh mẽ hơn.
Việt Nhật cung cấp cho bạn các giải pháp để đo lường, giám sát và quản lý môi trường của bạn, đảm bảo nơi làm việc được duy trì trong điều kiện tối ưu. Điều này giúp nhân viên của bạn có thể phát huy hết khả năng của mình.
2. Có kỳ vọng rõ ràng
Nhân viên sẽ tìm đến bạn để được hướng dẫn về những việc cần làm và cách thực hiện. Nếu muốn thành công, bạn cần đặt kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn cần ở mỗi thành viên trong nhóm/tổ.
Trách nhiệm này thường liên quan đến việc xem xét những thứ như danh sách nhiệm vụ và cập nhật công việc cho mỗi ngày mới. Bạn nên đảm bảo rằng bạn có các cuộc họp thường xuyên và truyền đạt những gì được mong đợi từ mỗi người.
Tuy nhiên, điều cần lưu ý là bạn cần đặt mục tiêu cho nhóm của mình. Nếu mục tiêu thực tế hoặc có thể đạt được thì năng suất sẽ không tăng.
3. Tránh quản lý vi mô
Quản lý vi mô là một cách tuyệt vời để giám sát công việc của nhóm bạn ở cấp độ cơ bản và nó có thể hữu ích trong một số trường hợp. Ví dụ: nếu bạn có một thành viên trong nhóm đang gặp khó khăn với vai trò mới, quản lý vi mô là một cách để hỗ trợ họ.
Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn là cải thiện năng suất thì việc quản lý vi mô sẽ gây bất lợi cho nhóm của bạn. Nhân viên của bạn đều là những chuyên gia có năng lực, được đào tạo bài bản với một quy trình riêng để hoàn thành nhiệm vụ. Mọi người làm việc hiệu quả nhất khi họ có quyền tự do tiếp cận tình huống theo phong cách độc đáo của mình. Cố gắng tước đoạt điều đó từ họ và buộc họ làm những việc khác biệt sẽ chỉ làm chậm năng suất mà thôi.
4. Tập trung vào việc cải thiện quá trình làm quen
Thuê nhân viên mới cho công ty của bạn là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất, đặc biệt nếu họ phù hợp với các công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể nhanh chóng cảm thấy thất vọng nếu nhân viên mới của bạn sẽ không hòa nhập nhanh chóng.
Để đảm bảo rằng thành viên trong nhóm của bạn ổn định tốt với vai trò mới của họ hãy đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp các tài liệu và chính sách trước khi chúng đi vào hoạt động. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về những kỳ vọng ngay từ đầu và nếu có thể, hãy chỉ định một trong những thành viên có kinh nghiệm trong nhóm của bạn làm người cố vấn.
5. Nhận ra thành công
Suy cho cùng thì tất cả chúng ta thật khó để tiếp tục tiến về phía trước nếu chúng ta không cảm thấy rằng thành công của mình không được chú ý.
Hãy dành thời gian để ăn mừng tất cả những điều tốt đẹp đã đạt được ở văn phòng. Khi đạt được mỗi cột mốc quan trọng trong một dự án, hãy đảm bảo bạn dành thời gian để cho nhóm của mình biết rằng họ đang đi đúng hướng. Khi mọi việc đã xong, hãy đưa họ đi uống nước để ăn mừng.
Những nét chạm nhỏ này tạo nên sự khác biệt và giúp thể hiện rằng bạn là một nhà tuyển dụng ân cần và chu đáo.
Cuối cùng
Cải thiện năng suất là điều khó khăn đối với các doanh nghiệp mới hoặc những nhà lãnh đạo chưa quen với quy trình này. Cuối cùng, bạn có thể nâng cao năng suất khá nhanh chóng, nhưng tất cả đều phụ thuộc vào việc đưa ra quyết định đúng đắn.
Bạn cần đảm bảo rằng bạn có sẵn số liệu phù hợp để đo lường – số giờ làm việc, so sánh với các nhân viên khác – và sau đó thực hiện các bước thích hợp để cải thiện năng suất.
Dù thế nào đi chăng nữa, hãy luôn cố gắng trình bày những cải tiến và phản hồi của bạn dưới góc độ mang tính xây dựng. Năng suất sẽ giảm sút nếu bạn la hét và phàn nàn – những nhà lãnh đạo giỏi luôn tập trung vào việc tạo ra một môi trường nhóm tốt.